QUALIOPI : POUR AMELIORER LA QUALITE DES FORMATIONS

Issue des sciences de l’éducation, Maryvonne Lafontaine a suivi à peu près tout les parcours possibles et imaginables en formation : enseignante auprès de lycéens, d’étudiants, mais aussi de cadres supérieurs ou de publics en situation plus difficile (immigrés, réfugiés politiques…), elle a également dirigé un centre de formation, été directrice associée d’un cabinet de conseil avant de devenir consultante indépendante en ingénierie de certification et de formation. C’est à ce titre que le RECA l’avait invitée à participer à la table ronde organisée dans le cadre de son Think Tank sur les enjeux de Qualiopi. Maryvonne Lafontaine revient pour e-RECA sur ce qui se cache derrière ce mystérieux vocable.

Comment résumeriez-vous Qualiopi et ses objectifs ?

Pour le choix du terme Qualiopi, on trouve 2 définitions possibles : l’une d’origine grecque, l’autre latine.

En Grèce, Caliopée est la muse de l’éloquence. On pourrait donc rapprocher Qualiopi de l’éloquence demandée aux formateurs.

L’étymologie latine correspondrait à « qualitas » pour qualité et « opus » pour capacité. Qualiopi serait la capacité pour quelqu’un de mettre en œuvre de la qualité.

Qualiopi est une marque déposée par l’état français auprès de l’INPI. Cette marque va attester de la qualité du processus d’amélioration continue qui est mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences.

Cette marque est attribuée à l’issue d’un processus d’audit et concerne l’ensemble d’un établissement

 

Pourquoi cette marque a-t-elle été créée ?

La 1ère démarche qualité dans les organismes de formation date de la loi du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle. Elle visait la transparence de l’offre et l’amélioration qualitative de la formation professionnelle au niveau national. Des mesures régionales avaient été mises en place précédemment, surtout pour les CFA. Pour la 1ère fois des articles concernant la qualité dans la formation professionnelle étaient insérés dans le code du travail. Ils mettaient en place le DataDock (effectif en 2017).

A une certaine époque, il faut rappeler que certains organismes de formation proposaient des formations de façon quelque peu « désordonnée », avec certains « égarements ». Il y avait des abus. A l’époque le chômage explosait, et la formation professionnelle était devenue pour certains la « poule aux œufs d’or »… Il s’agissait pourtant de fonds publics ou mutualisés !

Entre les objectifs de formations des stagiaires et les objectifs financiers des organismes de formation, l’aspect financier était souvent privilégié. Quitte à faire de la « non-qualité » !

Il fallait donc répondre à cette absence de sérieux et remettre de l’ordre.

Parallèlement, été créé le CNEFOP (Conseil National pour l’Emploi, la Formation et l’Orientation Professionnelle), chargé de la qualité des formations professionnelles. Il certifiait des certificateurs qui à leur tour labellisaient les organismes de formation. A l’époque on comptait environ 50 certificateurs… et chacun avait son propre référentiel qualité ! De plus Pôle Emploi avait son propre dispositif. Les AGEFIPH avaient leur propre dispositif…

Il y a donc eu une volonté non seulement de mettre fin à une gabegie financière et de cadrer l’utilisation des fonds de la formation professionnelle mais aussi de proposer un même niveau de qualité et de l’harmoniser sur la base d’un référentiel national unique

 

Quels sont l’intérêt et l’impact pour un établissement d’obtenir cette marque ? Est-elle obligatoire ? 

Qualiopi est obligatoire pour les organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences, pour les CFA, pour les centres de bilan de compétences ou encore pour les structures d’accompagnement à la VAE si l’organisme en question souhaite recevoir des financements publics ou mutualisés.

La marque Qualiopi n’est pas encore connue du grand public. Mais cela viendra ! Et dans quelques temps, quand les familles chercheront des écoles pour leurs enfants, il est vraisemblable qu’elles privilégient, à formation semblable, celle qui aura le label Qualiopi.

Être certifiée Qualiopi permet à un établissement de formation de prendre de la hauteur, de mieux structurer ses façons de travailler. Suivre une démarche de certification permet aussi de fédérer une équipe autour d’un projet commun que je n’appellerai pas « qualité » mais plutôt « amélioration continue ». Les équipes sont beaucoup plus sensibles à cette terminologie.

Malheureusement, pour les établissements indépendants, et surtout pour les plus petits, mettre en place cette démarche s’avère très compliqué : l’audit coûte cher et la démarche est chronophage. Cela risque d’évincer à terme ces petites structures.

Quels sont les principaux critères de jugement ?

Il y a 7 critères. Le 1er concerne l’information sur l’offre – celle que donnent les organismes à leurs commanditaires et à leur public ainsi qu’à leurs financeurs.

Le 2ème critère concerne la conception des formations qui doit être en lien avec les besoins des apprenants. C’est une obligation désormais que la formation corresponde réellement aux besoins tout en prenant en compte les pré-acquis des personnes (diplôme et expérience) afin de personnaliser les parcours.

Le critère numéro 3 est la réalisation des formations. Sont ici pris en compte par exemple l’accueil, le suivi…

Vient ensuite l’adéquation des modalités, des moyens pédagogiques et de l’encadrement des prestations. Le certificateur va vérifier les ressources mises à disposition. Cette vérification peut éventuellement se faire in situ.

Le critère n°5 est un peu délicat puisqu’il concerne le développement des compétences des formateurs. L’établissement doit connaître le CV de ses formateurs salariés (pour lesquels la formation continue tant pédagogique que technique doit être assurée) mais également des formateurs indépendants qui n’ont pas toujours obligation d’être certifiés Qualiopi mais qui néanmoins devront en respecter les conditions.

L’inscription de l’établissement dans son milieu professionnel est le critère n°6. Il comprend la description des veilles règlementaires, technologiques et pédagogiques, mais aussi leur exploitation.

Enfin, le dernier critère prévoit que l’organisme de formation montre qu’il a formalisé la façon dont il met en place l’amélioration continue. Cela inclut la prise en compte des remarques et des réclamations formulées par les différents acteurs : stagiaires, commanditaires, formateurs, financeurs…Il est par exemple demandé quels sont les dispositifs mis en place pour prévenir les décrochages.

Par ailleurs de nombreux indicateurs concernent la prise en compte et l’accompagnement des personnes en situation de handicap.

Quelles sont les différentes étapes d’une certification Qualiopi ?

Étape incontournable, il faut choisir son certificateur (ndlr : liste disponible ici : https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/liste-organismes-certificateurs). Car si le référentiel qualité est unique, il existe en revanche plusieurs certificateurs (par exemple Véritas, Afnor, ICPF & PSI…). Pour bien faire son choix, il faut tout d’abord regarder la place du certificateur dans l’éco-système qualité. Est-ce qu’il a de l’expérience par rapport à la formation professionnelle, au secteur d’activité ? Est-ce qu’il a déjà été sélectionné dans le dispositif précédent ? Maintenant que l’on a un peu de recul,  il est bon aussi de regarder, voire questionner,  ses confrères déjà certifiés, de se fier au bouche-à-oreilles…

Et puis bien sûr demander des devis. Parfois les frais de déplacement peuvent varier du simple au quadruple !

Le relationnel, à mon sens, est également très important : un échange téléphonique peut vous donner une idée des relations qui vont s’établir entre vous et le certificateur.

Parallèlement il s’agit de se mettre en conformité avec le référentiel.

La première étape est ce que j’appelle un « état des lieux partagé ». Car le regard change selon que l’on est membre de la direction ou opérationnel sur le terrain. La différence de point de vue est parfois très grande. Selon les critères considérés les personnes concernées ne sont pas les mêmes. Pour le critère n°1 par exemple, les responsables en communication seront impliqués.

A la suite du diagnostic et si besoin, un plan d’actions peut être élaboré.

La 3ème phase est donc la mise en œuvre du plan d’actions. Une fois le diagnostic posé, l’établissement doit mettre en place un certain nombre de mesures pour « rentrer dans les clous » !

En effet nombre d’indicateurs sont mis en place par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences, mais tout est loin d’être formalisé. Aussi l’essentiel du travail consiste alors à mettre à plat des process, existants la plupart du temps, et à organiser la documentation.

La 4ème étape est la préparation de l’audit. Il est très important de préparer son audit. En tant que consultante, je guide les établissements dans la préparation de cet exercice. Nous suivons pour cela le plan de l’audit envoyé par le certificateur. Cette « répétition » permet de vérifier par indicateur, les différents processus et documents. Cela permet aussi de vérifier que toutes les personnes concernées sont bien informées. Il ne doit pas s’agir d’une action mise en place uniquement pas la direction. Elle doit impliquer une équipe !

Et il faut que tout soit prêt.

La durée de l’audit est réglementée. Elle dépend du type de formation, du nombre de sites…

Le délai le plus court est d’une journée. A l’issue de laquelle une synthèse est faite avec l’auditeur qui accorde la certification. Ou pas ! Si l’établissement présente des non-conformités et selon que celles-ci soient « majeures » ou « mineures », il a entre 3 et 6 mois pour les solutionner. Un plan d’action est alors élaboré et envoyé à l’auditeur.

Si tous les critères sont conformes, l’audit initial attribue la marque Qualiopi pour 3 ans.

Il y a ensuite un audit intermédiaire dit de surveillance (à mi-parcours) puis un audit de renouvellement.

 

 

Quelques conseils donneriez-vous à un établissement dans sa demande Qualiopi ?

Commencer très en amont de l’audit, le plus tôt possible !

L’objectif est bien sûr que tout ait été mis en œuvre avant le jour de l’audit par le certificateur. L’établissement peut choisir la période à laquelle il souhaite être audité. Il peut donc planifier sa démarche. Je conseille toujours de faire un rétro-planning précis de façon à avoir le temps de solutionner si besoin les non-conformités majeures avant le 31 décembre 2021.

Faire de cette démarche un projet d’équipe, lorsque la taille de l’établissement le permet. Il est plus facile de faire appliquer et respecter des process si ceux qui les utilisent ont été impliqués dans leur élaboration ou formalisation.

Donner du sens à ce qui est fait et communiquer sur la plus-value pour l’établissement certes, mais aussi pour les parties prenantes.

Quand j’accompagne un établissement pour une certification quelle qu’elle soit (titre à finalité professionnelle ou enregistrement au répertoire spécifique ou encore label qualité), je ne me cantonne pas juste au champ considéré mais j’aborde aussi les domaines adjacents qui peuvent être impactés :  pédagogie, développement, partenariats, … un établissement est un tout et les éléments qui le composent sont indissociables.

Pour conclure, je dirai que même les établissements qui n’ont pas l’obligation d’obtenir Qualiopi trouveront un intérêt à suivre ce référentiel et le guide de lecture qui l’accompagne. Et s’ils devaient constater un trop grand écart entre ce qui est demandé et leur propre situation, envisager une amélioration. Cela permet des interventions progressives, à leur rythme. C’est une démarche qui peut être valorisante pour l’organisme et pour ses équipes !

 

Contact : Maryvonne Lafontaine – Tel : 06 75 49 91 48 – E-mail : maryvonnelafontaine@me.com